Şirkət qurmağa başlayarkən ilk vacib məsələlərdən biri ofisi internet və rabitə ilə təmin etməkdir. Müştəriyə göstərilən xidmətin səviyyəsi rabitənin keyfiyyətindən və funksionallığından asılıdır. Bu məqalədə rabitə qurarkən diqqət edilməli məsələlərdən, həmçinin ənənəvi analoq və ya müasir bulud əsaslı telefoniyadan hansının daha çox faydalı ola biləcəyindən danışacağıq.

Virtual ATS nədir?

Bu texnologiya sadə dildə desək internet üzərindən işləyir. Onun qurulması üçün bahalı avadanlıqlara ehtiyac duyulmur, çünki o provayderin bulud adlanan serverlərində yerləşir. Müştəri stasionar telefon və ya şlyüz və proqram təminatından istifadə edərək Virtual ATS-ə qoşula bilir.

Virtual ATS mini ATS-in malik olduğu bütün funksionallığa sahibdir. Mini ATS-dən fərqli olaraq isə Virtual ATS dünyanın istənilən yerində ofis və ya zəng mərkəzi yaratmağa qadirdir. Onun digər üstünlüyü istifadəçini zənglər barədə ətraflı statistik məlumat ilə təmin edə bilməsidir. Danışığın müddəti, gedişatı, müştərinin xəttdə nə qədər gözlədiyi haqqında məlumatı interfeysdə görmək mümkündür. Həmçinin zəngin hansı nömrədən gəldiyi və hansı menecerin cavablandırdığı haqqında da məlumat burada əks olunur.

Virtual ATS-in "Call Tracking" funksiyası isə fərqli mənbələrdə verilmiş reklamların səmərəliliyini ölçə bilir. Telefon danışıqları haqqında tam statistika toplaması ilə yanaşı, bu funksiya ilə müştərilərin hansı kanallardan gəldiyini müəyyən etmək mümkündür.

Bəs Virtual ATS necə işləyir?

Müştəri zəng etdikdə zəng birinci SİP nömrəyə, daha sonra serverə və oradan da emal olunacaq stasionar telefona ötürülür. Zəng edərkdən əvvəlcə səsli menyu ilə qarşılaşırsınız (əgər varsa). Səsli menyu sizə müəyyən şöbəni seçməyi və hər hansı menecerin daxili nömrəsini yığmağı təklif edə bilər. Seçim etdikdən sonra təyin edilən ilk nömrəyə yönləndirilirsiniz. Sistemin necə işlədiyini daha yaxşı başa düşmək üçün aşağıdakı sxemə baxın.

Eyni zamanda Virtual ATS zənglər üçün növbə sistemi yaratmağa da imkan verəcək. O bütün müştərilərin zənglərinin operativ və sürətli emal olunmasına icazə verir.

VirtualATS-in vacib hissələrindən biri zənglərin yönləndirilməsidir. Orada zənglərin qəbulu və işlənməsi qaydaları, həmçinin hansı telefona yönləndiriləcəyi müəyyənləşdirilmişdir. İşinizin tələblərindən asılı olaraq bu cür sxemlərin sayı bir neçə ola bilər. Biz hər zaman ən azı 2 ədəd bu cür sxemdən istifadə etməyi məsləhət görürük. 

VirtualATS-in interfeysində yönləndirmə sxemi aşağıdakı kimi görünür.

Sxemin işləməsinə dair bir nümunə göstərək: - Məsələn, şirkətinizdə Ayxan, Fərid və Rasim adlı 3 meneceriniz var. Siz sxemi belə qura bilərsiniz ki, zəng ilk növbədə Ayxana gəlsin - Əgər 15 saniyə ərzində Ayxan cavab verməsə, Fəridə, daha sonra isə Rasimə. Zəngə cavab verilmədiyi halda isə müştəri səsli mesaj qoyur. Sizin poçt ünvanınıza zəng gəldiyinə və səsli mesaj qoyulduğuna dair bildiriş gələcəkdir.

Zənglərin bu formada idarə olunması potensial alıcının gözü qarşısında şirkətinizin imicini yüksəldir.

Menecerlərə effektiv nəzarət təmin edən bu system həmçinin müştəri məmnuniyyətini artırır. Zənglərin bütün statistikasından rəhbər xəbərdar olur. Bu səbəbdən bütün heyətdə məsuliyyət hissinin yüksək olması şirkətə gələn heç bir zəngin itməməsinə şərait yaradır, buraxılmış zənglərin sayı azalır.Şirkətinizin ölkə daxilində və ya xaricdə bir neçə ofisi varsa, virtualATS onları birləşdirəcəkdir. O bütün işçilər vahid şəbəkədə birləşdirir və daxil olan zənglər IP-telefoniyanın olduğu bütün yerlərə yönləndirilir.

Analoq yoxsa VirtualATS?

Analoq və ya virtual telefonun seçilməsi biznesin miqyasından, fəaliyyət dairəsidən, məqsəd və vəzifələrindən asılıdır. Ənənəvi ATS-in üstün funksiyalarından şirkət professional və güclü avadanlıqlardan istifadə etdiyi zaman faydalanmaq mümkündür. Analoq ATS-i qurmaq böyük xərc və vaxt tələb etdiyi üçün onu ancaq böyük şirkətlər qarşılaya bilər. Analoq ATS bu qədər xərc qarşılığında hansı imkanları təmin edə bilər:

Siz telefon rabitəsinə müstəqil nəzarət edə bilirsiniz və servis tərəfdən baş verən xətalardan asılı deyilsiniz. Ancaq qəza halları baş verdikdə xüsusi mütəxəssislər çağırmalı olacaqsınız.

Bulud texnologiyasından istifadə etdikdə yalnız provayderin təmin etdiyi variantlardan və xidmətdən asılı olursunuz. Ənənəvi ATS isə məhz xüsusi ehtiyacları ödəmək üçün yararlı ola bilər.

Çatışmazlıqları

- Fiziki ünvana bağlantı (işçilər yalnız iş yerində olduğu vaxt ərzində zəng edə və zənglərə cavab verə bilər).;

- Zənglərə dair ətraflı məlumatın olmaması;

- Qoşulma və texniki-dəstək üçün ixtisaslı bir mütəxəssisə ehtiyacın duyulması;

- Avadanlığın yüksək qiyməti;

- ATS-in dəyəri qoşulmuş nömrələrin sayından, naqillərin sayından və s. asılıdır;

- Məhdud funksionallıq;

- Bundan əlavə, ofisi dəyişdikdə rabitə sistemi yenidən quraşdırılmalıdır. Belə olduğu halda isə yeni nömrələr əldə etmək lazım gələcək.

Hər iki növ telefoniya arasındakı fərqlər aşağıdakı şəkildə təsvir edilib:

Funksiya	Analoq ATS	Virtual ATS
Quraşdırma zamanı professionallığın dərəcəsi	Mütəxəssis	İstənilən əməkdaş
Qoşulma müddəti	1 həftəyə yaxın	1 gün
Çoxkanallı nömrələr	✔	✔
Əlavə əməkdaşların cəlbedilməsi	Daha bir xətt tələb olunur	Vahid nömrəyə bir neçə nəfər qoşula bilər
Şöbələr və əməkdaşlar arasında "ağıllı" yönləndirmə	X	✔
Saytla inteqrasiya	X	✔
Səs qutusu(avtomatik cavablandırma)	✔	✔
Buraxılmış zəng haqqında xəbərdarlıq	X	✔
Zənglərin qeydi	Ancaq müasir sistemlərdə	✔
Statistika və hesabat	X	✔
Müxtəlif şəhər və ölkələrin nömrələrinə   qoşulma(yerindən asılı olmayaraq	X	✔
Yönləndirmənin istiqamətini sərbəst şəkildə   dəyişmək imkanı	X	✔

Xülasə: ehtiyaclarınıza, imkanlarınıza və ambisiyalarınıza əsaslanaraq seçim edin. VirtualATS - əlçatan, rahat, sadə və sürətlidir. Hal-hazırda bir çox bulud texnologiyası mövcuddur. Buna görə seçim etməzdən əvvəl şəbəkəni və reytinqi araşdırmalısınız.